El sueldo no es el costo: lo que un empleado le cuesta al negocio y cómo se provisiona

Cuando un dueño de negocio piensa en contratar, hace una cuenta rápida: el sueldo por doce meses. Esa cuenta está mal, y no por poco. Un empleado de 30,000 pesos le cuesta al negocio alrededor de 38,000 cada mes, y una parte de ese costo no se ve en ninguna transferencia hasta que llega diciembre o hasta que la persona se va. Este artículo va de esa diferencia: de qué está hecha y cómo se lleva en los libros para que no te caiga encima de golpe.

Lo que pagas cada mes además del sueldo

Empecemos por lo que sí sale del banco todos los meses. Encima del sueldo bruto, el empleador aporta a la Tesorería de la Seguridad Social por tres conceptos: pensiones, seguro de salud y riesgos laborales. Los porcentajes los fija la TSS por resolución y cambian, así que no los tomes de aquí, pero hoy la suma de los tres ronda el 15 % del salario cotizable. Aparte va el aporte al INFOTEP, un 1 % de la nómina.

Con un sueldo de 30,000 pesos, eso son unos 4,600 pesos de seguridad social y 300 de INFOTEP. Ya vas por 34,900 sin haber hablado de nada más.

Aquí conviene aclarar una confusión frecuente. En el volante de pago del empleado también aparecen descuentos de AFP y de seguro de salud. Esos son la parte del empleado, salen de su sueldo, no del bolsillo del negocio. El costo del empleador es el sueldo bruto más los aportes patronales. Los descuentos al empleado solo cambian cuánto se lleva a casa, no cuánto te cuesta.

Lo que no pagas cada mes pero ya debes

Ahora viene la parte que casi nadie cuenta. Hay tres cosas que el empleado se gana mes a mes y que tú pagas mucho después:

• La regalía pascual. Un sueldo completo al final del año, en proporción al tiempo trabajado. Cada mes que pasa, el empleado se gana un doceavo de ella. Con 30,000 de sueldo, son 2,500 pesos mensuales que ya son suyos aunque los veas en diciembre.
• Las vacaciones. Catorce días pagados al año después del primer año, y más con la antigüedad. Es un sueldo que pagas por días que no se trabajan. Prorrateado, con 30,000 de sueldo, viene a ser cerca de 1,200 al mes.
• La cesantía y el preaviso. Si el contrato termina por decisión tuya, el empleado tiene derecho a una indemnización que crece con los años. No se paga nunca si la persona se queda, se paga toda junta si se va. Es el costo más difícil de ver y el que más sustos da.

Sumando lo mensual y lo diferido, el empleado de 30,000 cuesta unos 38,600 al mes sin contar la cesantía. Y todavía faltan los costos que no son de nómina: el escritorio, la computadora, el uniforme, la parte del alquiler que ocupa. Esos ya dependen de cada negocio, pero existen.

Qué es una provisión y por qué existe

Aquí es donde la contabilidad hace algo útil, y vale la pena entenderlo.

Si solo registras lo que sale del banco, tu estado de resultados de enero a noviembre muestra un gasto de personal de 30,000 más aportes, y en diciembre aparece un gasto doble por la regalía. El negocio parece rentable once meses y en el último se hunde. Eso es mentira dos veces: los once meses estaban inflados y diciembre está castigado.

Una provisión es la forma de contar la verdad mes a mes. Cada mes registras como gasto la parte de regalía que el empleado ya se ganó, aunque no la pagues, y la anotas como una deuda con él:

• Debe Gasto de regalía pascual: 2,500
• Haber Regalía por pagar: 2,500

Leído en voz alta: este mes el negocio se comprometió a pagar 2,500 más, y ya lo cuento como costo. El gasto cae en el mes al que pertenece y el pasivo va creciendo. En diciembre, cuando pagas los 30,000, no hay gasto nuevo: solo cancelas la deuda que fuiste acumulando.

• Debe Regalía por pagar: 30,000
• Haber Banco: 30,000

Lo mismo se hace con las vacaciones, y muchos negocios lo hacen también con la cesantía, aunque esa provisión tiene sus matices y conviene decidirla con tu contador.

Lo que la provisión cambia en tus decisiones

Parece un detalle técnico y es lo contrario. Con provisiones, tu estado de resultados de cualquier mes te dice cuánto cuesta de verdad tu equipo, y tu balance te dice cuánto le debes ya a tu gente aunque no haya vencido. Esa segunda cifra es la que hay que mirar antes de gastar el dinero del banco en noviembre, porque parte de ese dinero no es tuyo: es la regalía de tu equipo esperando fecha.

Y también cambia la cuenta que haces antes de contratar. La pregunta no es si puedes pagar 30,000 al mes. Es si puedes pagar 38,000 al mes, más una indemnización creciente si algún día tienes que prescindir de la persona. Hay negocios que contratan con la primera cuenta y descubren la segunda con el primer diciembre.

Cómo lo lleva Millo

En Millo la nómina separa la parte del empleado de la del empleador, y cada corrida genera su asiento con el costo completo del mes: sueldo, aportes patronales e INFOTEP, no solo lo que sale del banco. La regalía, las vacaciones y la liquidación con preaviso y cesantía se calculan como corridas propias cuando les llega su fecha. La provisión mensual la registras tú como un asiento, y el catálogo ya trae la cuenta de regalía por pagar para que el pasivo con tu equipo se vea en el balance desde enero.

Pero la idea importa aunque lleves la nómina en una hoja de cálculo. Un empleado cuesta lo que se gana, no lo que cobra este mes. Cuando haces la cuenta con esa regla, contratas con los ojos abiertos.