Gané pero no tengo dinero: caja y devengado explicados con tu negocio

Es el momento en que muchos dueños de negocio pierden la confianza en su contabilidad. El estado de resultados del mes dice que ganaste 60,000 pesos. Abres la cuenta del banco y está peor que a principio de mes. Uno de los dos miente, piensas. No: los dos dicen la verdad, pero responden preguntas distintas. Este artículo va de esa diferencia, porque cuando la entiendes dejas de discutir con tus reportes y empiezas a usarlos.

Dos preguntas que suenan igual

¿Cuánto gané? y ¿cuánto tengo? parecen la misma pregunta y no lo son.

La primera la responde el estado de resultados, y lo hace con un criterio que se llama devengado: el ingreso cuenta cuando vendiste, no cuando cobraste, y el gasto cuenta cuando lo consumiste, no cuando lo pagaste. Ganancia es lo que quedó de restarle a lo que vendiste lo que te costó venderlo, en ese período, sin importar por dónde anduvo el dinero.

La segunda la responde el banco, y su criterio es de caja: cuenta lo que entró y lo que salió, y nada más. Al banco no le importa si el dinero que salió fue un gasto, una compra de inventario, el pago de una deuda o un retiro tuyo. Salió, y punto.

Un negocio puede ganar mucho y no tener nada en caja, y puede tener la cuenta llena y estar perdiendo. Las dos cosas pasan todo el tiempo, y la contabilidad existe justamente para explicarlas.

Un mes de una distribuidora, contado dos veces

Tienes una distribuidora. Este mes vendiste 300,000 pesos de mercancía que te costó 180,000, y tus gastos de operación (sueldos, alquiler, transporte) fueron 60,000. El estado de resultados es sencillo:

• Ventas: 300,000
• Costo de lo vendido: 180,000
• Gastos: 60,000
• Ganancia: 60,000

Ese número es verdad. Ahora sigamos el dinero.

De los 300,000 que vendiste, la mitad fue a crédito a treinta días, así que cobraste 150,000. Los otros 150,000 existen, pero están en la calle: son cuentas por cobrar.

La mercancía que vendiste ya la tenías, pero como el mes fue bueno repusiste inventario por 250,000, más de lo que vendiste, para no quedarte corto. Eso salió del banco y no es un gasto: es mercancía en el almacén.

Pagaste los 60,000 de gastos. Pagaste también la cuota del préstamo del camión, 40,000, de los que 35,000 son capital: eso no es gasto, es deuda que baja. Y te retiraste 30,000 para tus cosas, que tampoco es gasto: es capital que sale.

El banco lo cuenta así:

• Entró: 150,000
• Salió: 250,000 de inventario, 60,000 de gastos, 40,000 del préstamo, 30,000 de retiro. Total: 380,000
• Movimiento neto: menos 230,000

Ganaste 60,000 y el banco bajó 230,000. Los dos números son correctos y describen el mismo mes.

Dónde está la ganancia

La ganancia no desapareció. Se convirtió en otras cosas, y el balance general es el reporte que dice en cuáles:

• 150,000 están en cuentas por cobrar. Son tuyos, pero los tienen tus clientes.
• 70,000 más están en inventario del que había a principio de mes (compraste 250,000 y consumiste 180,000). Es plata en forma de mercancía.
• 35,000 se fueron a bajar el préstamo. Debes menos que antes; eso es riqueza, aunque no sea líquida.
• 30,000 te los llevaste tú.

Fíjate en que el retiro es el único de los cuatro que salió del negocio de verdad. Los otros tres siguen siendo del negocio, solo que no están en el banco. Un mes así no es malo: es un negocio que está creciendo más rápido de lo que cobra, y ese es un problema de liquidez, no de rentabilidad. Se resuelve cobrando más rápido, comprando con más calma o financiando el crecimiento, no recortando gastos, que era lo que pedía el susto.

El caso contrario es más peligroso y suele pasar desapercibido: el banco sube porque cobraste ventas viejas, dejaste de reponer inventario y atrasaste a los suplidores, mientras el estado de resultados dice que este mes perdiste. Ahí la caja miente hacia arriba, y el dueño que solo mira el banco cree que todo va bien hasta que se acaba lo que había por cobrar.

Por qué la contabilidad se lleva devengada

Podrías preguntarte para qué complicarse, si al final lo que importa es el dinero. La razón es que la caja no sirve para decidir. Si registras ingresos cuando cobras y gastos cuando pagas, el mes en que te pagan tres facturas atrasadas parece extraordinario y el mes en que compras inventario parece un desastre, y ninguno de los dos te dice si tu negocio funciona. El devengado separa las dos preguntas: el estado de resultados te dice si el modelo gana dinero; el balance y el flujo de caja te dicen si vas a poder pagar la nómina el treinta.

Y hay una razón más terrenal: tu declaración de impuestos se hace sobre el resultado devengado. La DGII te cobra por lo que vendiste, no por lo que cobraste. Un negocio que cree que ganó 60,000 porque el banco subió 60,000 va a llevarse una sorpresa en la declaración.

Las tres preguntas y sus tres reportes

Conviene dejarlo en una tabla mental:

• ¿Estoy ganando? Estado de resultados.
• ¿Qué tengo y qué debo, y dónde está mi ganancia? Balance general.
• ¿Voy a tener dinero el mes que viene? Flujo de caja: cuentas por cobrar que vencen contra pagos que vencen.

El dueño que mira los tres deja de sorprenderse. El que mira solo el banco vive de sobresaltos, y el que mira solo el estado de resultados se queda sin caja creyendo que le va bien.

Cómo lo lleva Millo

Millo lleva la contabilidad devengada por debajo: una venta a crédito se registra contra cuentas por cobrar y una compra de inventario va al almacén, no al gasto. El estado de resultados y el balance salen del mismo libro, por lo que la ganancia de uno siempre se puede encontrar repartida en el otro. Y la conciliación bancaria te dice, movimiento por movimiento, qué parte de lo que salió del banco fue gasto y qué parte fue inventario, deuda o retiro.

La idea que vale la pena llevarse: cuando el banco y el estado de resultados no coinciden, no hay un error. Hay una historia, y el balance la cuenta.